Wer entscheidet was? Klarheit mit Delegation Poker & Board

Im letzten Kapitel haben wir festgestellt, dass Selbstorganisation klare Leitplanken braucht, um nicht im Chaos zu enden. Das wirft sofort die entscheidende Frage auf: Wie definierst du diese Leitplanken gemeinsam mit deinem Team, ohne in alte Top-Down-Muster zu verfallen? Wie schaffst du Klarheit darüber, wer welche Entscheidungen trifft?

Die Antwort ist ein ebenso einfaches wie wirkungsvolles Werkzeug: Delegation Poker,¹ entwickelt von Jürgen Appelo. Es ist ein spielerischer Workshop, der dir und deinem Team hilft, die Graustufen zwischen „Der Chef entscheidet alles“ und „Das Team entscheidet alles“ sichtbar und verhandelbar zu machen.

Mehr als nur Schwarz und Weiß: Die sieben Stufen der Delegation

Der Kern von Delegation Poker ist die Erkenntnis, dass Delegation kein An-Aus-Schalter ist. Es gibt ein Spektrum an Möglichkeiten. Diese werden in sieben Stufen abgebildet, die während des Workshops als Kartensatz dienen. Die Stufen sind aus der Perspektive der Führungskraft formuliert:

Stufe 1: Verkünden (Tell) Ich treffe die Entscheidung und teile sie dem Team mit. Eine Diskussion ist nicht vorgesehen.

Stufe 2: Verkaufen (Sell) Ich treffe die Entscheidung, aber ich erkläre dem Team die Gründe und versuche, es von der Richtigkeit zu überzeugen.

Stufe 3: Befragen (Consult) Ich hole mir den Rat und die Meinungen des Teams ein, bevor ich meine endgültige Entscheidung treffe. Der Input des Teams ist wichtig, die Entscheidungsgewalt liegt aber bei mir.

Stufe 4: Einigen (Agree) Wir – das Team und ich – treffen die Entscheidung gemeinsam im Konsens. Wir diskutieren so lange, bis wir uns einig sind.

Stufe 5: Beraten (Advise) Ich gebe dem Team meinen Rat und meine Meinung, aber die endgültige Entscheidung trifft das Team. Ich vertraue darauf, dass es meinen Input berücksichtigt.

Stufe 6: Erkundigen (Inquire) Das Team trifft die Entscheidung komplett allein. Ich frage danach, wie entschieden wurde, um informiert zu bleiben, aber ich greife nicht ein.

Stufe 7: Delegieren (Delegate) Das Team trifft die Entscheidung komplett selbstständig. Ich muss nicht einmal informiert werden und halte mich vollständig raus.

Diese sieben Stufen geben euch eine gemeinsame Sprache, um über Verantwortung zu sprechen.

So funktioniert der Workshop

Stell dir einen Workshop vor, an dem dein gesamtes Team und du als Führungskraft teilnehmt. Es ist entscheidend, dass du mitspielst, denn es geht ja um die Verteilung der Entscheidungskompetenz. Ein neutraler Moderator (zum Beispiel ein agiler Coach) kann sehr hilfreich sein.

1. Themen sammeln: Ihr sammelt im Vorfeld typische Entscheidungssituationen, bei denen Unklarheit herrscht. Fokussiert euch auf die relevanten, oft kniffligen Punkte, nicht auf Trivialitäten.

• Wer genehmigt Urlaubsanträge?
• Wer entscheidet, ob ein Bewerber nach der Probezeit übernommen wird?
• Wer entscheidet über die Einführung einer neuen Technologie im Projekt?

2. Das Spiel: Jeder Teilnehmer erhält einen Satz Karten mit den Zahlen 1 bis 7.

• Der Moderator stellt das erste Szenario vor (z. B. „Urlaubsanträge“).
• Jeder wählt verdeckt die Karte, die seiner Meinung nach dem aktuellen oder gewünschten Delegationslevel entspricht.
• Alle decken ihre Karten gleichzeitig auf.

3. Die Diskussion: Jetzt beginnt der wichtigste Teil. Ihr sprecht über die Ergebnisse.

• Gibt es große Abweichungen (z. B. jemand spielt eine 2, ein anderer eine 6)? Dann erklären diese beiden zuerst ihre Sichtweise.
• Das Ziel ist, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln und sich auf eine Stufe für dieses Szenario zu einigen.
• Nutzt eine Timebox (z. B. 5-10 Minuten pro Thema), um die Diskussionen fokussiert zu halten. Sehr strittige Themen können für eine separate Diskussion geparkt werden.

4. Das Ergebnis festhalten: Sobald ihr euch für eine Delegationsstufe geeinigt habt, haltet ihr das Ergebnis fest. Dieses Festhalten führt uns direkt zum nächsten Werkzeug.

Das Ergebnis: Das Delegation Board

Ein Delegation-Poker-Workshop ohne ein sichtbares Ergebnis verpufft. Deshalb überführt ihr eure Vereinbarungen auf ein Delegation Board.

Das ist im Grunde eine einfache Tabelle oder Matrix:

• In den Zeilen stehen eure Entscheidungsszenarien („Urlaubsanträge“, „Technologieauswahl“, etc.).
• In den Spalten stehen die sieben Delegationsstufen.

Für jedes Thema markiert ihr die Spalte, auf die ihr euch geeinigt habt. Macht dieses Board für alle im Team jederzeit sichtbar – ob an einer physischen Wand oder in einem digitalen Tool.

Das Delegation Board ist mehr als nur ein Protokoll:

• Es schafft Klarheit: Jeder weiß genau, wer was entscheiden darf. Missverständnisse werden vermieden.
• Es ist ein lebendiges Dokument: Schaut regelmäßig (z. B. einmal im Quartal) wieder darauf. Hat sich die Vereinbarung bewährt? Können wir bei einem Thema eine Stufe weiter in Richtung Selbstorganisation gehen? Oder müssen wir bei einem anderen Thema einen Schritt zurück machen? Das Delegation Board ist eure Landkarte auf dem Weg durch die Autonomie-Stufen des Hackman-Modells. Jede bewusste Verschiebung einer Aufgabe von Stufe 3 auf 4 ist ein gezielter Schritt hin zu mehr Selbstorganisation.
• Es ist ein Onboarding-Werkzeug: Neue Teammitglieder sehen auf einen Blick, wie bei euch Entscheidungen getroffen werden.

Fazit: Vom vagen Wunsch zur klaren Vereinbarung

Delegation Poker und das dazugehörige Board sind der perfekte praktische nächste Schritt für jedes Team, das sich auf den Weg zur Selbstorganisation macht. Sie verwandeln den abstrakten Wunsch nach „mehr Verantwortung“ und „mehr Freiheit“ in konkrete, verhandelte und transparente Vereinbarungen.

Es ist ein Werkzeug, das Vertrauen aufbaut, weil es Erwartungen klärt. Die Führungskraft zeigt Vertrauen, indem sie bewusst Verantwortung abgibt, und das Team kann dieses Vertrauen annehmen, weil die Grenzen klar definiert sind. Es ist der „No Bullshit“-Weg, um Selbstorganisation im Alltag wirklich zu leben.

Delegation Poker schafft Klarheit über Entscheidungen. Im folgenden Kapitel geht es um die Kraft, die entsteht, wenn Teams diese Klarheit nutzen und selbst Initiative ergreifen.

Quellen

1. „Delegation Poker: A Management 3.0 Game“. In Management 3.0. o. J. Zugegriffen 15. Oktober 2025. https://management30.com/practice/delegation-poker/.↩︎