NBA03: Open Space

Open Space: Wofür ist es gut? Welche Spielregeln gibt es? Wie läuft das in der Praxis?

Shownotes

Über Feedback freue ich mich immer: nobsagile@gmail.com. Ihr erreicht mich auch auf Mastodon unter https://podcasts.social/@nobullshitagile. 

Fragen oder Anregungen gerne hier: https://forum.no-bullshit-agile.de/d/5-nba03-open-space

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Letzte Folge „NBA02: Rollen in Kanban? SDM und SRM“ - https://no-bullshit-agile.podigee.io/2-sdm-srm

Open Space - https://de.wikipedia.org/wiki/Open_Space

Zusammenfassung

In Folge 3 von No Bullshit Agile stellt Thomas das Format "Open Space" vor, ein effektives Austauschformat für Teams, das Wissensverbreitung und kontinuierliches Lernen fördert. Hier sind die Kernaussagen:

• Was ist Open Space? Open Space ist ein flexibles Format, das sich von traditionellen Konferenzen unterscheidet. Im Gegensatz zu festen Agenden und festgelegten Sprechern ermöglichen Open Space-Events den Teilnehmern, die Themen und Inhalte selbst zu gestalten. Es ist eine Plattform für Wissensaustausch, Diskussionen und Entscheidungsfindung.

• Vergleich zu Barcamps: Wie Barcamps sind Open Space-Veranstaltungen dezentral organisiert. Teilnehmer schlagen Themen vor, die dann in offenen Slots bearbeitet werden. Im Gegensatz zu Konferenzen, bei denen die Agenda im Voraus festgelegt wird, können Open Space-Veranstaltungen spontan angepasst werden.

• Praktische Umsetzung: Thomas beschreibt, wie Open Space in seiner Firma organisiert wird: Alle zwei Wochen gibt es einen Timeslot mit zwei parallelen Sessions, in denen vier Themen behandelt werden. Teilnehmer pitchten ihre Ideen, und die Themen werden nach Interesse in den verfügbaren Slots verteilt. Die Sessions sind offen und können von jedem besucht oder verlassen werden.

• Teilnahme und Flexibilität: Das „Gesetz der zwei Füße“ erlaubt es Teilnehmern, den Raum zu wechseln, wenn sie sich nicht wohlfühlen oder den Eindruck haben, dass sie keinen Beitrag leisten können. Diese Flexibilität wird als normal und nicht unhöflich betrachtet.

• Zusätzliche Features: Die Sessions werden aufgezeichnet, um auch denen den Zugang zu ermöglichen, die nicht teilnehmen konnten. Wiederkehrende Themen oder weiterführende Diskussionen sind ebenfalls möglich und werden berücksichtigt.

Thomas empfiehlt, Open Space auszuprobieren, um Wissensaustausch in Teams zu fördern. Das Format ist leicht zu organisieren und erhält positives Feedback für seine Flexibilität und Teilnehmerorientierung.

Transkript

Hallo und herzlich willkommen bei No Bullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Ich bin Teil eines agilen Teams und bespreche hier jede Woche Themen aus der agilen Projektwelt. Dabei orientiere ich mich an den großen Kategorien Menschen, Teams, Kunden, Projekte und Agilität. Mein Fokus liegt dabei auf der Praxis, daher eben auch der Name No Bullshit Agile.

In der letzten Folge habe ich über das Thema Rollen in Kanban gesprochen, insbesondere über den Service Delivery Manager (SDM) und den Service Request Manager (SRM). Dies ist Folge 3, und heute soll es um ein Austauschformat für Teams gehen. Dabei geht es um Wissensverbreitung und lebenslanges Lernen. Das Format heißt Open Space.

Ich vermute, jeder von euch kennt klassische Konferenzen. Vielleicht habt ihr auch schon von Barcamps gehört. Der große Unterschied zwischen Konferenzen und Barcamps ist meiner Meinung nach, dass eine Konferenz ein übergeordnetes Thema hat und von einem Organisator zentral organisiert wird. Es gibt bestimmte Sprecher, die zu festgelegten Themen sprechen. Ein Barcamp hingegen ist dezentral organisiert: Die Teilnehmer gestalten die Veranstaltung selbst. Es gibt zwar ein übergeordnetes Thema – zum Beispiel ein Barcamp zum Thema Podcasting –, aber die Teilnehmer bestimmen die Agenda und Inhalte.

Diese Grundidee findet sich auch im Open Space wieder. Open Space soll dazu dienen, Leute zusammenzubringen, eine Plattform für Wissensaustausch zu bieten, Diskussionen zu starten, Entscheidungen zu treffen oder Themen voranzubringen. Ein Open Space kann auch innerhalb einer Agentur oder Firma durchgeführt werden. In der Praxis hat sich dieses Format sehr bewährt. Sobald man mehr als ein Team hat, möchte man den Austausch zwischen Teams ermöglichen. Das sollte idealerweise täglich geschehen, aber die Institutionalisierung durch Open Space hilft dabei erheblich.

In der grundsätzlichen Definition von Open Space, auf die ich in den Shownotes verlinkt habe, gibt es ein paar einfache Spielregeln. Diese haben wir in der Firma ein wenig angepasst. Grundsätzlich gibt es das „Gesetz der zwei Füße“. Das bedeutet, jeder entscheidet selbst, ob er sich in dem Vortrag oder der Diskussion, in der er sich gerade befindet, richtig aufgehoben fühlt und ob er oder sie einen Beitrag leisten kann. Wenn nicht, kann man den Raum verlassen, zu einem anderen parallelen Slot gehen oder einfach weiterarbeiten. Das ist kein Problem und wird nicht als unfreundlich verstanden, wenn Leute später zu einem Open Space dazukommen oder ihn früher verlassen.

Wie läuft das bei uns praktisch ab? Wir haben alle zwei Wochen einen festen Timeslot. In diesem übergeordneten Timeslot gibt es zwei Slots à 20 Minuten in zwei parallelen Räumen. Damit haben wir alle zwei Wochen die Möglichkeit, vier Themen im Open Space zu bearbeiten. Vorab treffen wir uns alle und die Leute, die während der zwei Wochen Themen vorbereitet haben, pitchen ihre Ideen. Sie stellen ihre Themen vor: „Ich würde gerne über folgendes Thema sprechen. Ich habe dazu eine Idee oder ein Problem, bei dem ich Unterstützung suche, oder ich habe eine neue Technologie entdeckt, die ich gerne gemeinsam mit euch erkunden möchte.“

Typische Beispiele für diese Pitchphase sind die Vorstellung von Ideen oder die Suche nach Sparringpartnern. Nach den Pitches wird ermittelt, wer Interesse an welchen Themen hat. Wir notieren, wie viele Leute an welchem Thema interessiert sind und verteilen die Themen auf die vier Slots in den zwei Räumen. Dann geht es los: Die Teilnehmer notieren sich ihre Themen, gehen in die jeweiligen Räume und hören sich die Open Space-Sitzungen an. Bei Bedarf können sie die Räume wechseln und an anderen Open Space-Sitzungen teilnehmen. Alle 14 Tage wird auf diese Weise sehr schön organisiert, aber auch von allen Teilnehmern mitgestaltet.

Zusätzlich zeichnen wir die Sessions auf, damit diejenigen, die nicht teilnehmen konnten – sei es aus Krankheitsgründen oder anderen Ursachen – die Möglichkeit haben, sich die Themen nachträglich anzusehen. Es kann auch vorkommen, dass bestimmte Themen immer wieder auftauchen, wenn man einen Schritt weiter ist und den nächsten Schritt vorstellen möchte.

Das ist das Open Space ganz kurz und bündig. Ich kann euch nur empfehlen, es auszuprobieren, wenn ihr einen Ort für Wissensaustausch benötigt. Es ist einfach zu organisieren, benötigt nicht viel Aufwand und die Teilnehmer verstehen schnell, worum es geht und wie sie teilnehmen können. Ich habe bisher nur positives Feedback dazu erhalten.

Das soll es für heute gewesen sein. Ich denke, wir sind soweit durch. Wenn du Feedback hast, dann gerne per Mail an nobsagile@gmail.com. Alternativ findest du mich auch auf Mastodon. Ich wünsche dir noch eine ganz tolle Woche und bis zum nächsten Mal. Bye.