NBA07: Selbstorganisation in der Praxis
Warum Selbstorganisation? Dinge, die auf einen zukommen, Verlässliche Systeme, Next Step, Processing, Praxistipps, Review.
Shownotes
Über Feedback freue ich mich immer: nobsagile@gmail.com. Ihr erreicht mich auch auf Mastodon unter https://podcasts.social/@nobullshitagile.
Fragen oder Anregungen zu der Folge gerne hier: https://forum.no-bullshit-agile.de/d/9-nba07-selbstorganisation-in-der-praxis
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Letzte Folge „NBA06: Die 12 Agilen Prinzipien - https://no-bullshit-agile.podigee.io/6-agile-prinzipien
GTD - https://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Zusammenfassung
In Folge 7 von No Bullshit Agile widmet sich Thomas dem Thema Selbstorganisation und gibt praktische Tipps, wie man persönliche Aufgaben und Anforderungen effizient managen kann. Er unterscheidet zwischen terminlich gebundenen und nicht terminlich gebundenen Aufgaben, wobei ersteres leichter zu handhaben ist, während letztere ein verlässliches System benötigen.
Thomas plädiert dafür, Aufgaben in ein einfach zugängliches System aufzunehmen, das schnell und effizient zu nutzen ist – unabhängig davon, ob es sich um eine App oder eine andere Form der Notizführung handelt. Er kritisiert komplexe Systeme wie Notion oder Obsidian, die oft nicht benutzerfreundlich sind. Stattdessen empfiehlt er, Aufgaben in kleine, konkrete Schritte zu zerlegen und regelmäßig zu überprüfen, um den Überblick zu behalten.
Er betont, dass der konkrete Plan oft nicht exakt eingehalten werden kann und dass das Planen selbst, nicht der Plan, von Wert ist. Praktische Tipps umfassen die Nutzung von Apple Notes für Aufgaben, das Festhalten von Notizen auf Papier und regelmäßige Überprüfungen des Systems. Thomas empfiehlt in bestimmten Situationen, aber nicht immer, feste Zeiten für die Bearbeitung von Aufgaben im Kalender einzuplanen und betont, dass Disziplin und regelmäßige Pflege des Systems entscheidend für den Erfolg sind.
Transkript
Hallo und herzlich willkommen bei No Bullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Ich bin Teil eines agilen Teams und bespreche hier jede Woche Themen aus der agilen Projektwelt. Dabei orientiere ich mich an den großen Kategorien Menschen, Teams, Kunden, Projekte und Agilität. Mein Fokus liegt dabei auf der Praxis, daher eben auch der Name No Bullshit Agile.
In der letzten Folge habe ich über die 12 Agilen Prinzipien gesprochen. Dies ist die Folge Nummer 7 und es geht heute um die eigene Selbstorganisation. Bevor wir da einsteigen, erst einmal ein bisschen Housekeeping.
Im Rahmen der letzten Folge habe ich mich ja ein bisschen mehr mit den agilen Prinzipien beschäftigt. Ich habe ein paar kleine Grafiken erstellt, um sie digital zu nutzen – sei es in Meetings oder um mit Kolleginnen und Kollegen darüber zu sprechen. Ich finde, sie sind ein guter Diskussionsstarter. In diesem Zusammenhang habe ich mir überlegt, dass ich diese gerne als Spielkarten haben möchte, also im Prinzip wie ein Skatblatt. Es gibt tatsächlich einen Hersteller, bei dem man sich eigene Spielkarten produzieren lassen kann. Das habe ich jetzt mal gemacht. Sie sind noch in Produktion. Ich bin gespannt und hoffe, dass die Druckqualität gut ist. Wenn das der Fall ist, würde ich sie tatsächlich in diesem Shop bereitstellen. Dann könntet ihr, wenn ihr Interesse habt, dort mal reinschauen und sie euch eventuell besorgen. Ich würde das zum Selbstkostenpreis machen, sprich, ihr zahlt im Prinzip nur das, was der Shop dafür haben will. Wenn die Karten da sind und gut sind, mache ich vielleicht auch eine gesonderte Folge außerhalb der Reihe, um ein paar Sätze zu den Karten zu erzählen.
Wer die letzte Folge nicht gehört hat, das ist die Folge 6. Den Link dazu findet ihr in den Show Notes.
Ein weiteres Thema zum Housekeeping: Für mich ist dieser Podcast auch ein Starter, um mit euch ins Gespräch zu kommen und Gedanken sowie Meinungen auszutauschen. Unter anderem tue ich das auf Mastodon. Ich freue mich total, dass ich jetzt wirklich mit ein paar Leuten auf Mastodon schon kurze Gespräche hatte und wir uns ein bisschen ausgetauscht haben. Dies soll als Ermunterung an alle dienen: Wenn ihr Mastodon nutzt, folgt mir gerne und quatscht mich an – sei es zu diesem Thema oder einem ganz anderen. Den Link zu meinem Mastodon-Profil findet ihr auch in den Show Notes.
Jetzt steigen wir in das Kernthema der Folge ein: Selbstorganisation. Selbstorganisation meine ich jetzt wirklich die persönliche Selbstorganisation, nicht selbstorganisierte Teams. Auch das möchte ich gerne aus der Praxis heraus betrachten. Es geht hier nicht um Knowledge-Management-Verfahren oder Systeme wie Obsidian oder Notion. Notizen sind sicherlich ein Teil der Selbstorganisation, darauf komme ich gleich auch noch. Aber diese Art der Verfahren erscheinen mir zumindest ein bisschen zu kompliziert. Ich habe damit ein bisschen rumprobiert, aber die Liebe zum System und zur Verwaltung meiner Sachen hat nicht so viel Nutzen gebracht, wie ich mir erhofft hatte. Worum es mir vor allem bei der Selbstorganisation geht, ist, keine Dinge zu vergessen, alles unter Kontrolle zu haben und alles im Überblick zu behalten. Nie das Gefühl haben von „Huch, da war doch noch was, ich wollte noch irgendwas machen. Was war das bloß?“, und dann grübeln und unsicher sein, was man noch notieren wollte oder zurückrufen sollte.
Das zweite Ziel ist, alle Themen im Blick zu behalten und den Überblick über all die Dinge zu haben, die man jongliert. Was wollte ich mit dieser Person besprechen? Was wollte ich in diesem Kontext erwähnen? Natürlich organisiert man sich auch in Tools wie Atlassian-Produkten, Jira oder Trello, da findet natürlich viel in der Organisation statt oder im Meeting-Protokoll in Confluence, das man mit den Kunden teilt. Aber mir geht es hier wirklich um das so genannte „my shit“ (Gänsefüßchen in der Luft).
Steigen wir ein. Das erste große Learning für mich war, dass es Dinge gibt, die auf mich einprasseln, die auf irgendeinem Weg zu mir kommen. Ein Kollege spricht mich an, ich bekomme eine neue Mail, eine Kundin ruft an, ich saß in einem Meeting und es gibt neue Dinge, die ich machen muss oder kann. Diese Dinge sind oft erst einmal nicht besonders greifbar, weshalb wir Eigenschaften von Dingen benötigen.
Es gibt eine grobe Einteilung: Dinge, die terminlich gebunden sind, sind relativ einfach zu handhaben. Man hat sie im Kalender und geht diesen regelmäßig durch. So ist ziemlich klar, wann was zu tun ist. Hier kann man wenig vergessen, man muss sich natürlich auf Meetings vorbereiten und diese nachbereiten, aber grundsätzlich sind terminlich gebundene Dinge einfach zu handhaben.
Spannender sind tatsächlich die Dinge, die nicht terminlich gebunden sind. Wir brauchen ein verlässliches System oder mehrere verlässliche Systeme, um diese Dinge zu erfassen. Ein solches System sollte immer im Zugriff sein – zum Beispiel auf dem Handy. Das Schreiben auf dem Handy ist für mich nicht ideal, aber Lesen geht gut. Die Systeme sollten schnell und einfach zu bedienen sein. Es zählt nicht, ob sie hübsch sind, sondern ob sie effizient zu nutzen sind. Tools wie Notion oder Obsidian werden oft gehypt, können aber kompliziert und nicht immer benutzerfreundlich sein. Eine gute Suche und Übersichtlichkeit sind wichtig.
Mail-Systeme und Chatdienste wie Teams oder Slack sind für mich keine verlässlichen Systeme. Sie sind Kommunikationssysteme und nicht ideal für die Selbstorganisation geeignet. Auch das Gehirn ist kein verlässliches System für die Selbstorganisation. Es ist zur Analyse da, nicht zum Merken von Aufgaben.
Wir haben gelernt, dass Dinge, die auf uns zukommen, in ein verlässliches System aufgenommen werden müssen. Der nächste Schritt, den ich als besonders wichtig erachte, ist der sogenannte Next Step oder Next Action. Es geht darum, diese Dinge, die auf uns einprasseln, in kleine, konkrete Schritte zu zerlegen. Zum Beispiel: Wenn du einen großen Geburtstag feiern möchtest, könntest du einfach „Geburtstag planen“ in dein System schreiben. Das ist jedoch zu allgemein. Besser ist es, die Aufgabe in kleinere Schritte zu zerlegen: Einladungsliste erstellen, DJ organisieren, Raum buchen etc. Diese kleinen Schritte sind die Treiber, die uns zum Ziel bringen.
Zu Prioritäten und Planen gibt es ein schönes Zitat, das oft Eisenhower zugeschrieben wird: „Plans are worthless, but planning is everything“. Das Planen, also die Aufnahme der Next Steps, ist wertvoll, aber der konkrete Plan selbst, die Reihenfolge der Tasks, wird oft nicht so eintreten, wie wir es uns vorstellen. Daher sollte man sich nicht zu viele Gedanken über die Reihenfolge machen und nicht erwarten, dass der Plan perfekt ist.
Wir haben also Dinge, die wir in ein verlässliches System aufnehmen, in kleine Schritte zerlegen und regelmäßig überprüfen. Bevor wir mit dem Abarbeiten beginnen, hier ein paar Praxistipps:
Ich nutze viele meiner Aufgaben in Apple Notes, da sich das über die Jahre bewährt hat. Auch wenn Mail kein verlässliches System ist, nutze ich sie, um Aufgaben in eine To-Do-App zu übertragen. Diese App sollte für mich Kontexte bieten, zum Beispiel für bestimmte Personen oder Ereignisse. So kann ich Aufgaben zu einem bestimmten Kontext zuordnen und effizient abarbeiten.
Ich halte es für sinnvoll, immer Zettel und Stift dabei zu haben. Auf der Tastatur tippe ich relativ schnell, aber auf dem Handy ist mir das zu umständlich. Ich habe auch festgestellt, dass das Festhalten von Aufgaben in einer To-Do-App sinnvoll ist, insbesondere wenn ich sie nach einem Meeting sofort aufschreibe. Falls die Schrifterkennung auf dem iPad besser geworden ist, werde ich das testen.
Manchmal schiebe ich Aufgaben in meiner To-Do-App weiter, weil andere Dinge wichtiger erscheinen. Für mich ist es dann hilfreich, einen festen Zeitraum im Kalender zu reservieren, um diese Aufgaben abzuschließen.
Zum Schluss kommt noch der wichtige Punkt des Reviews. Ich gehe meine Systeme regelmäßig durch, sowohl morgens als auch abends und jeden Freitag, um die aktuelle Woche zu reflektieren und die nächste zu planen. So behalte ich den Überblick und vergesse nichts.
Zusammenfassend: Ich muss Dinge, die auf mich zukommen, in ein verlässliches System platzieren, sie in kleine Schritte zerlegen und regelmäßig überprüfen. Das System basiert auf der Methode von David Allen, die ich für mich vereinfacht habe. Es erfordert Disziplin, aber es funktioniert gut, solange man das System regelmäßig pflegt.
Das war es für heute. Wenn du Feedback hast, gerne per Mail an nobsagile@gmail.com. Alternativ auch auf Mastodon. Ich freue mich auf Fragen, Ideen und Beiträge. Jegliche Diskussionen und Anregungen nehme ich gerne entgegen.
